phòng hành chính tổng hợp phòng hành chính tổng hợp

I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ

1. Sứ mạng

Trợ giúp lãnh đạo trường chỉ đạo, điều hành và điều phối hoạt động của các đơn vị; hỗ trợ hoạt động hành chính cho các tổ chức và các đơn vị trong Trường.

2. Mục tiêu

  • Đảm bảo hoạt động hành chính của các văn phòng: Đảng ủy, Hội đồng trường, Ban giám hiệu, Công đoàn trường, Đoàn thanh niên trường, Cựu sinh viên;
  • Triển khai hiệu quả và điều chỉnh chiến lược, chính sách và kế hoạch của Trường phù hợp với từng giai đoạn;
  • Tăng cường sự ủng hộ và phát huy các nguồn lực từ cơ quan Đảng, Nhà nước và mạng lưới cựu sinh viên.

3. Nhiệm vụ

  • Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tập trung; trợ giúp các hoạt động hành chính, văn phòng của Đảng ủy, Hội đồng trường, Ban giám hiệu, Công đoàn trường, Đoàn thanh niên và Cựu sinh viên;
  • Điều phối, theo dõi và hỗ trợ các đơn vị trong thực hiện công tác chung của toàn Trường;
  • Tổng hợp, phân tích dữ liệu, đánh giá và báo cáo thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ, giải pháp chiến lược, kết quả các hoạt động chính của Trường;
  • Giúp Ban giám hiệu xây dựng nhiệm vụ trọng tâm hằng năm, chương trình, đề án thực hiện các mục tiêu chiến lược và kiến nghị điều chỉnh chiến lược phát triển của Trường;
  • Giữ gìn và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị xã hội;
  • Chăm sóc và phát triển mạng lưới cựu sinh viên, tìm kiếm các cơ hội hợp tác và hỗ trợ đối với Trường;
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

II. PHÂN CÔNG CÔNG TÁC:

Lãnh đạo phòng
      1. Trưởng phòng PGS.TS. Lê Minh Hoàng

Địa chỉ: C1-217 - ĐT: 024.38696099 - Email: hoang.leminh@hust.edu.vn

- Phụ trách chung và công tác tổ chức, tài chính, lập kế hoạch công tác của Phòng, phụ trách Văn phòng Ban giám hiệu;

- Trợ giúp BGH các công việc:

+ Điều phối, theo dõi, hỗ trợ các đơn vị thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ chiến lược của Trường;

+ Các hoạt động đối ngoại với cơ quan Đảng, Nhà nước của Trường, các đối tác ngoài Trường;

+ Thư ký các cuộc họp của Ban giám hiệu.

- Phụ trách lập lịch công tác tuần và công tác xử lý văn bản của Trường;

- Quản lý CBHC các văn phòng: Đảng ủy trường - Hội đồng trường, Cựu sinh viên;

- Trợ giúp BGH các công việc đột xuất khác.

2. Phó Trưởng phòng TS. Phạm Hùng Dũng

Địa chỉ: C1-216 - ĐT: 024.38696162 - Email: dung.phamhung@hust.edu.vn

- Trợ lý Hiệu trưởng;

- Phụ trách hoạt động văn phòng Cựu sinh viên.

- Hỗ trợ Chủ tịch Mạng lưới CSV tổ chức và triển khai các hoạt động;

- Trợ giúp BGH các công việc:

+ Điều phối, theo dõi và hỗ trợ các đơn vị trong thực hiện công tác chung của toàn Trường;

+ Chăm sóc và phát triển Mạng lưới cựu sinh viên;

+ Điều phối, theo dõi, hỗ trợ các đơn vị đẩy mạnh sự gắn kết CSV-Nhà trường, tìm kiếm các cơ hội hợp tác và hỗ trợ Trường;

+ Hỗ trợ Trưởng phòng các hoạt động đối ngoại với cơ quan Đảng, Nhà nước của Trường, các đối tác ngoài trường.

- Trợ giúp BGH và Trưởng phòng các công việc đột xuất khác.

3. Phó Trưởng phòng ThS. Hoàng Thu Phượng

Địa chỉ: C1-217 - ĐT: 024.38696099 - Email: phuong.hoangthu@hust.edu.vn

- Phụ trách hoạt động của văn phòng Đảng ủy – Hội đồng trường;

- Phụ trách Tổ thư ký văn phòng Ban giám hiệu;

- Phụ trách công tác xây dựng, tổng hợp số liệu, báo cáo;

- Phụ trách công tác lưu trữ của Phòng và của Trường;

- Hỗ trợ Trưởng phòng các hoạt động đối ngoại với cơ quan Đảng, Nhà nước của Trường, các đối tác ngoài trường.

- Trợ giúp BGH về việc áp dụng CNTT trong công tác điều phối, theo dõi, hỗ trợ các đơn vị thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ chính của Trường;

- Trợ giúp BGH và Trưởng phòng các công việc đột xuất khác.

4. Phó Trưởng phòng ThS. Trần Ngọc Tuấn

Địa chỉ: C1-114 - ĐT: 024.38692222 - Email: tuan.tranngoc1@hust.edu.vn

- Phụ trách Hậu cần - Kỹ thuật: lễ tân, cơ sở vật chất, trang thiết bị của Phòng;

- Phụ trách hoạt động của văn phòng Đoàn thanh niên trường, Công đoàn trường;

- Trợ giúp BGH về công tác hiếu và an ninh, trật tự trong Trường;

- Phụ trách công tác văn thư và đội xe;

- Trợ giúp Trưởng phòng các công việc đột xuất khác.

Văn phòng Ban giám hiệu (C1-217, ĐT: 024.38696099)

Trợ giúp BGH chỉ đạo, điều hành và điều phối hoạt động cả các đơn vị nhằm triển khai hiệu quả chiến lược, chính sách và kế hoạch hoạt động của Trường
  • ThS. Nguyễn Yến Chi, Thư ký Văn phòng BGH
  • ThS. Trần Quyết Thắng, Thư ký Phó Hiệu trưởng
  • ThS. Đào Quỳnh Anh, Thư ký Phó Hiệu trưởng
  • ThS. Phạm Thị Phương Thảo, Thư ký Phó Hiệu trưởng

Văn phòng Cựu sinh viên (C2-216, ĐT: 024.38690071)

Kết nối và hỗ trợ phát triển mạng lưới cựu sinh viên trong cộng đồng Đại học Bách khoa Hà Nội
  • CN. Nguyễn Thanh Hương, Thư ký Văn phòng CSV
  • ThS. Hoàng An Nghĩa, Chuyên viên hành chính
Tổ văn thư - lưu trữ (C1-114, ĐT: 024.38692222)
  • CN. Hoàng Thị Hoài AnTổ trưởng văn thư - lưu trữ
  • CN. Quách Lan ThanhChuyên viên văn thư - đóng dấu
  • CN. Nguyễn Thị HiệpChuyên viên lưu trữ 
  • ThS. Nguyễn Thị Diệp HồngChuyên viên lưu trữ 
Tổ lễ tân (C1-215, ĐT: 024.38694242)
  • CV. Hoàng Thanh Mai, Tổ trưởng Lễ tân (phụ trách lễ tân phòng họp C1-222)
  • CV. Nguyễn Thị Hoa, Chuyên viên lễ tân (phụ trách lễ tân phòng Hội thảo C2)
  • CV. Nguyễn Thanh Nga, Chuyên viên lễ tân (phụ trách lễ tân phòng họp C1-213, phòng khách C1-214)
Tổ xe
  • Ông Phạm Doãn Thắng, Tổ trưởng Tổ xe
  • Ông Ngô Viết Chiến
  • Ông Phạm Hùng
  • Ông Phạm Văn Hà