Phòng CTCT&CTSV Phòng CTCT&CTSV

I. CHỨC NĂNG 

  • Tham mưu cho Hiệu trưởng và Đảng ủy về công tác chính trị tư tưởng cho cán bộ viên chức và sinh viên trong Trường.
  •  Đầu mối tổ chức các hoạt động, sự kiện nhằm tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Nhà trường. Cho phép và giám sát các hoạt động của các đơn vị trong và ngoài Trường trong lĩnh vực quảng bá hình ảnh, tuyên truyền, hội họp hoặc tổ chức các hoạt động trong khu vực trường.
  •  Quản lý sinh viên, giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến sinh viên. 

II. NHIỆM VỤ

1. Công tác Chính trị

  • Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt chương trình, kế hoạch hành động về công tác giáo dục chính trị, tư tưởng cho CBVC và sinh viên trong Trường; nắm bắt và tổng hợp tình hình tư tưởng của CBVC và sinh viên, phản ánh kịp thời với Đảng ủy và Hiệu trưởng và chủ động đề xuất chủ chương và biện pháp hợp lý giải quyết những vấn đề liên quan.
  • Phối hợp với Ban tuyên huấn Đảng uỷ Trường tổ chức các lớp học tập Nghị quyết của Đảng, sinh hoạt chính trị ngoại khoá cho Đảng viên toàn Trường.
  • Chủ trì tổ chức các buổi nói chuyện thời sự cho CBVC và sinh viên nhằm nâng cao giác ngộ về chính trị, ngăn chặn ảnh hưởng của văn hóa đồi trụy, tệ nạn xã hội.
  • Tổ chức tuyên truyền chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước và những chủ trương, nhiệm vụ trọng tâm của Nhà trường đến toàn thể CBVC và sinh viên toàn Trường.

2. Công tác tuyên truyền, quảng bá Nhà trường

  • Là đầu mối quan hệ với các cơ quan thông tin đại chúng và tiếp xúc báo chí. Chủ trì điều hành chương trình các cuộc họp báo. Đầu mối tổ chức đưa tin, ảnh, các bài viết giới thiệu về Nhà trường trên các báo, đài Trung ương và Hà Nội.
  • Thường xuyên theo dõi nội dung tuyên truyền (có liên quan đến Nhà trường) trên tất cả website của các đơn vị thuộc Trường và đề xuất giải pháp xử lý khi cần thiết.
  • Chịu trách nhiệm quản lý, xây dựng, lưu trữ, bảo quản tư liệu (tranh, ảnh, tài liệu, phim, băng đĩa hình, huân, huy chương, vật kỷ niệm, lưu niệm…) tại phòng thống. Có trách nhiệm giới thiệu các tư liệu lưu trữ truyền thống với cán bộ, sinh viên trong Trường, khách tham quan và với xã hội.
  • Phối hợp tổ chức biên tập và chịu trách nhiệm về nội dung bản tin của Trường và các ấn phẩm giới thiệu về Trường. Quản lý phòng phát thanh tại Ký túc xá, chịu trách nhiệm về nội dung phát thanh. Quản lý việc mua, cấp phát báo chí… theo quyết định của Hiệu trưởng.
  • Chủ trì công tác chuẩn bị hội trường C2 phục vụ cho các hội nghị, hội thảo… của Nhà trường. Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm trước Nhà trường về hoạt động của hội trường C2.
  • Chịu trách nhiệm kiểm duyệt nội dung và hình thức các Băng rôn, khẩu hiệu, panô quảng cáo và các hình thức tương tự của các đơn vị trước khi được phép treo trong khu vực Trường. (khu vực hành chính, giảng đường, ký túc xá, sân vận động…)
  • Chủ trì và phối hợp với các tổ chức trong và ngoài Trường tổ chức hội chợ việc làm, giới thiệu và giúp đỡ sinh viên tìm việc làm.
  • Chủ động thực hiện công tác “Tư vấn xã hội việc làm”, “Tiếp thị sản phẩm đào tạo” tới các doanh nghiệp, các tổ chức sử dụng lao động, phối hợp điều tra tín nhiệm xã hội về sản phẩm đào tạo ĐHBKHN, kêu gọi đầu tư, hỗ trợ, cấp học bổng cho SV từ các doanh nghiệp và các tổ chức xã hội. Chủ trì thực hiện công tác: “Tiếp thị Đại học” bằng các biện pháp tuyên truyền tuyển sinh đầu vào tới học sinh các trường THPT, các sở GDĐT.
  • Quản lý toàn diện dữ liệu thông tin Cựu sinh viên, đề xuất sự hỗ trợ từ phía cựu sinh viên cho các hoạt động liên quan đến công tác sinh viên của Trường.

3. Công tác Sinh viên

  • Tiến hành mọi thủ tục cần thiết cho việc tiếp nhận sinh viên trúng tuyển vào Trường sau các kỳ thi tuyển sinh hàng năm. Sắp xếp lớp và chỉ định ban cán sự lớp. Xử lý những trường hợp sinh viên không đủ các điều kiện và các thủ tục, hồ sơ vào trường. Đầu mối làm và cấp Thẻ Sinh viên. Quản lý hồ sơ của sinh viên theo phân cấp. Cập nhật và quản lý dữ liệu hồ sơ, các quyết định (khen thưởng, kỷ luật, xử lý học tập) của Trường có liên quan đến sinh viên, lý lịch sinh viên, đáp ứng yêu cầu tra cứu, xác minh của các khoa, viện và các đơn vị chức năng liên quan. Trực tiếp quản lý toàn diện sinh viên năm thứ nhất. Đầu mối Tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân” cho sinh viên.
  • Giải quyết các thủ tục hành chính cho sinh viên tốt nghiệp, sinh viên chuyển trường (việc chuyển đi do phòng CTCT và CTSV giải quyết, việc chuyển đến do phòng ĐTĐH tiếp nhận, xếp lớp và thông báo cho phòng CTCT và CTSV quản lý), hoặc bị thi hành kỷ luật ở mức đình chỉ học tập, buộc thôi học trả về địa phương trừ những trường hợp liên quan đến kết qủa học tập. Thực hiện việc xác nhận, chứng thực các loại giấy tờ liên quan đến sinh viên trừ kết qủa học tập.
  • Chủ trì việc quản lý sinh viên nội, ngoại trú, phối hợp với Trung tâm Ký túc xá và các đơn vị liên quan trong công tác sinh viên nội, ngoại trú (theo quy chế phối hợp); xử lý các trường hợp vi phạm do Hiệu trưởng phân cấp; lập hệ thống thông tin quản lý sinh viên nội, ngoại trú; phối hợp với các đơn vị có liên quan trực tiếp giải quyết các trường hợp sinh viên bị ốm đau, tai nạn, rủi ro.
  • Tiếp nhận và quản lý lưu học sinh nước ngoài đến học tập tại Trường theo "Quy chế tiếp nhận và quản lý lưu học sinh nước ngoài đến học tập tại Việt Nam".
  • Tổ chức đối thoại với sinh viên; giải quyết hoặc kiến nghị với Nhà trường những thắc mắc, khiếu nại về kết quả rèn luyện và chế độ chính sách của sinh viên. Tổ chức đối thoại giữa Hiệu trưởng và sinh viên.
  • Là Ủy viên thường trực kiêm Thư ký Hội đồng khen thưởng, kỷ luật sinh viên, Hội đồng đánh giá rèn luyện của sinh viên; Uỷ viên Hội đồng xử lý học tập và công nhận tốt nghiệp hệ đại học chính quy và cao đẳng.
  • Tập hợp và đề nghị Nhà trường khen thưởng, kỷ luật sinh viên theo quy chế của Bộ GD&ĐT và các quy định của Trường.
  • Phối hợp Phòng Kế hoạch-Tài vụ trong thực hiện việc thu học phí, xử lý những sinh viên không đóng học phí đầy đủ theo quy định (Thực hiện theo quy chế phối hợp).
  • Phối hợp Phòng ĐTĐH thực hiện xét cấp học bổng khuyến khích học tập và rèn luyện cho sinh viên ở từng học kỳ theo quy định (Thực hiện theo quy chế phối hợp).
  • Tập hợp và đề xuất Hiệu trưởng xét trợ cấp, miễn giảm học phí cho sinh viên theo quy định hiện hành. Khai thác, tiếp nhận và phân phối học bổng tài trợ cho sinh viên từ các tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước. Làm thủ tục cho sinh viên vay vốn ngân hàng phục vụ học tập theo quy định.
  • Tìm kiếm, xây dựng và quản lý toàn diện các nguồn Học bổng, Quỹ hỗ trợ sinh viên Bách khoa từ các nguồn kinh phí từ các đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân hảo tâm… Thực hiện chức năng phân phối tới các đối tượng sinh viên theo quy chế đã được phê duyệt.
  • Điều hành, theo dõi công tác Cố vấn học tập, Cán bộ quản lý lớp sinh viên.

III.  CƠ CẤU TỔ CHỨC

 1. Trưởng phòng: PGS.TS. Đinh Văn Hải

Chức năng: Quản lý chung, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và Lãnh đạo Trường về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của đơn vị.

Nhiệm vụ:

 Xây dựng cơ cấu, đội ngũ, phân công công việc và đôn đốc kiểm tra thực hiện các nhiệm vụ chính trị của đơn vị, xây dựng phương án, kế hoạch phát triển của đơn vị, đề xuất hoặc xét duyệt đề xuất kinh phí hoạt động theo từng mảng công tác của đơn vị.

 Theo dõi, nắm bắt, đề xuất các vấn đề về công tác chính trị tư tưởng trong cán bộ và sinh viên báo cáo với Đảng uỷ, Ban giám hiệu.

Chịu trách nhiệm tiếp xúc báo chí, quan hệ ngoại giao, khai thác, hợp tác với các đơn vị trong và ngoài Trường.

 Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nội dung của các hội nghị, hội thảo, các buổi sinh hoạt tập thể với quy mô lớn của các đơn vị trong Trường và sinh viên tại Hội trường C2 theo chức năng nhiệm vụ.

 Phối hợp với các đơn vị liên quan biên tập Tập san Bách khoa, sổ tay sinh viên, giới thiệu nghề.

Duyệt nội dung dự toán, thanh quyết toán.

Email: hai.dinhvan@hust.edu.vn

2. Phó trưởng phòng: ThS. Trần Ngọc Tuấn

 Chức năng: Phụ trách Công tác thông tin tuyên truyền, văn hóa văn nghệ- TDTT, Tư vấn việc làm, Quản lý Hội trường C2, Phòng truyền thống, trang thiết bị của Phòng.

 Nhiệm vụ:

Xây dựng kế hoạch thông tin tuyên truyền báo cáo Trưởng Phòng, chỉ đạo thực hiện các hoạt động đã được phê duyệt.

Tiếp nhận, tổ chức thực hiện các đơn đặt hàng về trang trí, khánh tiết của các đơn vị.

Phụ trách, chịu trách nhiệm về nội dung chương trình phát thanh ký túc xá, nội dung tuyên truyền bảng ảnh C1, các nội dung băng rôn tuyên truyền tại các khu vực trong Trường.

Phụ trách tổ tư vấn việc làm.

Phối hợp với đồng chí Hoàng An Nghĩa trong công tác SV nội, ngoại trú. Tổ chức các chương trình phục vụ công tác sinh viên tiếp xúc doanh nghiệp. Quản lý hồ sơ cựu sinh viên.

Thay mặt Trưởng Phòng (khi được uỷ quyền) tham gia các cuộc họp của Trường và các đơn vị, sau đó báo cáo nội dung với Trưởng Phòng xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.

Điều động các thành viên trong Phòng triển khai các công việc trong mảng hoạt động được phân công phụ trách và những công việc khác khi được Trưởng Phòng uỷ quyền.

Email: tuan.tranngoc1@hust.edu.vn

 3. Phó trưởng phòng: ThS. Trần Quang Khải

Chức năng: Phụ trách công tác sinh viên, hệ thống thông tin sinh viên, cổng thông tin điện tử sinh viên

Nhiệm vụ:

Xây dựng kế hoạch làm việc trước mắt và dài hạn cho công tác sinh viên, thông qua Lãnh đạo Phòng xem xét thống nhất và Trưởng Phòng phê duyệt.

Chủ động tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã phê duyệt và báo cáo Trưởng Phòng về tiến độ cũng như kết quả thực hiện. Chủ động đề xuất các biện pháp tháo gỡ các khó khăn trong quá trình thực hiện công việc và các biện pháp làm đơn giản các thủ tục hành chính rườm rà để tăng tiến độ giải quyết các công việc.

Phối hợp với đồng chí Trần Ngọc Tuấn trong việc tổ chức các chương trình phục vụ công tác sinh viên tiếp xúc doanh nghiệp, khảo sát ý kiến sinh viên và doanh nhiệp.

Thay mặt Trưởng Phòng (khi được uỷ quyền) tham gia các cuộc họp của Trường và các đơn vị, sau đó báo cáo nội dung với Trưởng Phòng xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.

Điều động các thành viên trong Phòng triển khai các công việc trong mảng hoạt động được phân công phụ trách và những công việc khác khi được Trưởng Phòng uỷ quyền.

 Điều hành công tác hành chính trong mảng công việc được phân công phụ trách theo đúng hệ thống quản lý.

Email: khai.tranquang@hust.edu.vn

IV. PHÂN CẤP

  • Trưởng Phòng CTCT&CTSV chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Phòng theo các chức năng và nhiệm vụ được giao.
  • Trưởng Phòng (hoặc Phó trưởng Phòng) CTCT&CTSV được thừa lệnh Hiệu trưởng ký và đóng dấu của Trường những văn bản, giấy tờ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.