phòng hành chính tổng hợp phòng hành chính tổng hợp

I. CHỨC NĂNG

Phòng Hành chính - Tổng hợp (sau đây gọi tắt là HCTH) có các chức năng sau:

• Gắn kết và điều phối hoạt động của các đơn vị trong Trường theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu;

• Tổng hợp, báo cáo tình hình mọi mặt hoạt động của Trường cho Ban Giám hiệu và tư vấn cho Ban Giám hiệu trong các lĩnh vực công tác mà phòng được giao;

• Thực hiện công tác hành chính và văn thư - lưu trữ ;

• Phục vụ lễ tân.

II. NHIỆM VỤ

1. Thực hiện chức năng gắn kết và điều phối hoạt động

• Phòng HCTH là đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường.

• Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc, việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong Trường.

• Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong Trường.

• Tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, đơn khiếu tố, khiếu nại, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong, ngoài trường và chuyển đến địa chỉ cần thiết, phối hợp với phòng TCCB, các phòng chức năng và hệ thống thanh tra để điều tra, tìm hiểu tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết trình Hiệu trưởng.

2. Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo

• Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành liên quan.

• Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường.

• Theo dõi công tác pháp chế, tổ chức soạn thảo các văn bản quy trình, quy phạm của Trường thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

• Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu: xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng chủ trì.

3. Thực hiện chức năng hành chính và văn thư - lưu trữ

• Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường.

• Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký, phê duyệt.

• Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường.

• Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác.

• Lập lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến tận các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

• Quản lý các con dấu của Trường; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;

• Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành.

• Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp chế cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành. Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

• Phối hợp với các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương và chính sách của Trường.

• Trình duyệt danh mục và phân phối báo chí cho Lãnh đạo Trường và các đơn vị thuộc Trường.

• Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho các đơn vị thuộc Trường.

• Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ.

• Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị trong Trường, cá nhân.

• Cấp giấy giới thiệu đi đường cho cán bộ, công chức-viên chức được cử đi công tác ngoài Trường. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường.

• Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưư trữ theo quy định của Nhà nước.

• Theo dõi và giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn trị trong Trường.

4.Thực hiện chức năng phục vụ lễ tân

• Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo Trường.

• Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

• Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường.

• Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, đảm bảo điều kiện làm việc, phương tiên đi lại phục vụ hoạt động và công tác của Ban Giám hiệu.

• Thực hiện các công việc hiếu, hỷ . . . theo quy định của Trường.

• Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm viếng trong và ngoài Trường.

• Điều hành kế hoạch hoạt động xe, đảm bảo đưa đón cán bộ đi công tác đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình được giao.

III. PHÂN CÔNG CÔNG TÁC

1. Cơ cấu tổ chức:

Phòng Hành chính - Tổng hợp có 1 Trưởng phòng, 04 Phó trưởng phòng và 04 tổ bộ phận, gồm  Tổ Văn thư – Lưu trữ, Tổ Tổng hợp, Tổ Lễ tân và Tổ xe.

2. Phân công phụ trách công việc

Phân công phụ trách công việc xem TẠI ĐÂY